Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi
Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.
Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.
Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.
Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.
Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.
Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.
Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.
Peran Administrasi Umum
Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan semestinya. Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner perusahaan, maupun konsumen.
Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran, seperti berikut ini.
Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan, mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi, serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman lainnya.
Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.
Memastikan keamanan kegiatan usaha
Dalam setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas yang ada, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
Selain yang telah disebutkan di atas, tujuan administrasi juga bisa dibagi menjadi 2, yaitu administrasi dengan tujuan jangka panjang dan administrasi dengan tujuan jangka pendek.
Tujuan jangka panjang dengan pola administrasi ditujukan untuk mencapai target di sebuah organisasi dengan dasar jangka panjang, sehingga tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut. Tujuan administrasi ini bersifat ideal, general, dan kualifikasinya tidak terbatas.
Untuk tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh bagian divisi dari organisasi untuk kebijakan lingkup divisi. Tujuan ini bersifat spesifik, mempunyai ruang lingkup yang kecil, dan kualifikasinya juga terbatas.
Mengevaluasi kegiatan organisasi
Dengan adanya sistem administrasi yang baik dapat membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data yang ada. Melalui informasi dan data tersebut, organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
Rekomendasi Buku tentang Administrasi Perkantoran
Berikut ini beberapa bacaan tentang Administrasi Perkantoran. di antaranya:
Dilaksanakan oleh Semua Pihak
Pekerjaan kantor bisa dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari pimpinan sampai dengan karyawan yang paling rendah jabatannya secara terstruktur.
Directing/pengarahan
Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagaimana Jika Belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran?
Setelah menyimak pengertian administrasi perkantoran, apakah Grameds tertarik untuk belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran? Jurusan ini sebenarnya ada di SMK, ada juga di Program Vokasi (D-3) dan tentu saja pada strata Sarjana (S-1).
Di Jurusan Administrasi Perkantoran, kita akan belajar mengenai pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi, baik di perusahaan atau kantor. Tugas administrasi perkantoran yang akan kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran sebagai contoh manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan tentu saja masih banyak lagi.
Segala hal yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran membekali kita dengan kemampuan manajerial, komunikasi, mengelola organisasi, berpikir strategis, bahkan pengetahuan matematika. Mahasiswa jurusan Administrasi Perkantoran nantinya akan belajar mata kuliah khusus seperti Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, Manajemen Komplain, dan berbagai macam mata kuliah Administrasi Perkantoran yang lain.
Siswa di Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK juga belajar tentang bagaimana sikap, cara berpakaian, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan lain-lain. Lulusan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran banyak yang kemudian bekerja atau juga memilih melanjutkan kuliah di Jurusan Administrasi Perkantoran pada Program Vokasi (D-3) dan Sarjana (S-1).
Budgeting/penyusunan anggaran
Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi
Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui.
